27 сентября 2014 г.

Знакомство с Google в работе

В 2009 году я начал близко знакомиться с продуктами Google. У меня появился первый смартфон на базе Android. Ну, это долгая история, поэтому я чуть-чуть "перемотаю".

В сфере образования я работаю с 2008 года. Начал я с Московского государственного университета путей сообщения. Практически с первых дней работы я старался автоматизировать и упростить рутинный процесс. Внедрить современные технологии туда, где они могли бы пригодиться. 


У меня хоть и была руководящая должность, но к информатизации я не имел никакого доступа. МГУПС (МИИТ) использует навороченную систему от Oracle (если не ошибаюсь), от которой толку вообще 0 - она глючная и тяжёлая для восприятия. 

Так как я работал в организаторской области - я начал использовать календари Google для ведения публичного Календаря мероприятий университета (в качестве афиши), для слаженной работы моего отдела (сотрудники видели кто чем занят и кто куда ушёл/уехал, что надо не забыть сделать сегодня и т.п.).

Вторым продуктом Google, который мне приглянулся стали Формы. Мы как раз проводили отборочные туры университетского конкурса Мисс и Мистер МИИТ. 

До внедрения современных технологий это выглядело вот так:
На стендах вешались объявления с аудиторией, где можно подать заявку. Желающих поучаствовать всегда приходило не менее 50 человек. Мы распечатывали анкеты на формате А5, студенты сидели и заполняли их от руки. А потом мы эти анкеты обрабатывали... Вы представляете этот процесс? 50 разных почерков, почти медицинских! В телефонных номерах многие цифры просто не прочесть!
Всю эту информацию мы перепечатывали в текстовый документ, а потом ещё и обзванивали участников, чтобы рассказать о предстоящих этапах отбора.

После знакомства с Формами Google всё стало гораздо проще.
В афишах, на сайтах, на плазменных панелях и везде-везде вешалась ссылка на форму. Желающие заполняли форму, где самостоятельно вносили все свои данные. В итоге у меня было уже готовая таблица с именами, адресами email и другой полезной информацией. О дальнейших этапах пользователи оповещались по почте.

Вывод: рутинную работу можно упростить с помощью современных технологий. Побочный эффект: Желающих участвовать набралось около двух сотен! Видимо раньше многие боялись зайти в аудиторию и за счёт этого отсеивались. Они же отсеялись на первых отборочных этапах, зато многих было видно в зале на репетициях - они смотрели на участников и готовились к участию в следующем году!